ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ - 1 ภาคผนวก ซ

Transcription

1 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ - 1 ภาคผนวก ซ โปรแกรมแจ งเต อนเอกสารเข าใหม (CryptBot e-office/e-document Alert ) ก อนใช งาน ท านจะต องต ดต งโปรแกรมแจ งเต อนเอกสารเข าใหม และต งค าเร มต นก อน จ งจะสามารถต งเวลาแจ งเต อน เอกสารเข าใหม จากระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ได ด งน ระบบต องการ 1. Windows XP / 2000 / 2003 / NT 4.0 up 2. Available Hard Disk : 50 MB 3. RAM : 256 MB (Recommend 512 MB or more) ข นตอนการต ดต งโปรแกรม CryptBot e-office Alert ม ด งต อไปน ข นท 1 ดาวน โหลดโปรแกรม ม ด งน 1.1 ท หน าแรกของระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ให คล กเล อกท โปรแกรมแจ งเต อนเอกสารเข า ด งภาพท 1-1 ภาพท 1-1 แสดงหน าจอการดาวน โหลดโปรแกรม 1.2 ดาวน โหลดโปรแกรม โดยบ นท กไว ท เคร อง PC ของผ ใช งาน ด งภาพท 1-2 ภาพท 1-2 แสดงหน าจอการบ นท กไฟล โปรแกรม

2 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ ขยายไฟล โปรแกรมท บ นท กไว (CryptBot_e-Office_Alert.zip) จะได ไฟล ส าหร บต ดต งโปรแกรมช อ CryptBot_e- Office_Alert.exe ด งภาพท 3 ภาพท 1-3 แสดงหน าจอการขยายไฟล โปรแกรม ข นท 2 ต ดต งโปรแกรม ม ด งน 2.1 ด บเบ ลคล กไฟล CryptBot_eOffice_Alert.exe จะแสดงหน าจอด งภาพท 4 แล วคล กท ป ม Next > ภาพท 1-4 แสดงหน าจอเร มต ดต งโปรแกรม

3 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ แสดงหน าจอต อนร บเข าส การต ดต งโปรแกรม ให คล กท ป ม Next > ด งภาพท 1-5 ภาพท 1-5 แสดงหน าจอการต อนร บเข าส การต ดต ง 2.3 การเล อกยอมร บข อตกลงในการใช งาน ให คล กเล อก I accept the terms in the license agreement แล วคล กท ป ม Next > ด งภาพท 1-6 ภาพท 1-6 แสดงหน าจอให เล อกยอมร บข อตกลงในการใช งาน

4 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ คล กเล อกผ ใช งาน เป น Anyone who uses this computer (all users) แล วคล กท ป ม Next > ด งภาพท 1-7 ภาพท 1-7 แสดงหน าจอการต ดต งส าหร บผ ใช งานใด 2.5 ต าแหน งท อย ท จะต ดต งโปรแกรม หากต องการเปล ยนให คล กท ป ม Change เพ อเปล ยนต าแหน ง หากไม ต องการ เปล ยน ให คล กท ป ม Next > ด งภาพท 1-8 ภาพท 1-8 แสดงหน าจอต าแหน งท อย ท จะต ดต งโปรแกรม

5 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ แสดงข อม ลท จะต ดต งโปรแกรม ให คล กท ป ม Next > ด งภาพท 1-9 ภาพท 1-9 แสดงหน าจอข อม ลท จะต ดต งโปรแกรม 2.7 ต ดต งโปรแกรมเสร จเร ยบร อยแล ว ให คล กท ป ม Finish> ด งภาพท 1-10 ภาพท 1-10 แสดงหน าจอต ดต งโปรแกรมเสร จเร ยบร อยแล ว

6 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ แสดงไอคอน Shortcut ช อ CryptBot e-office Alert ด งภาพท 1-11 ให ด บเบ ลคล กเพ อเข าส การต งค าและใช งาน ภาพท 1-11 แสดงไอคอน Shortcut ช อ CryptBot e-office Alert การใช งานโปรแกรมแจ งเต อนเอกสาร ส าหร บแจ งเต อนเอกสารเข าท ย งไม เป ดอ านจากระบบ e-office เม อต ดต งโปรแกรม CryptBot e-office Alert แล วจะม Icon ของ Shortcut โปรแกรม CryptBot e-office Alert แสดงท Desktop ข นตอนการใช งานโปรแกรม CryptBot e-office Alert ม ด งต อไปน ข นตอนท 1 ด บเบ ลคล กท icon ของ CryptBot e-office Alert ท หน าจอ Desktop จากน นจะเห นหน าจอ ด งภาพท 2-1 ภาพท 2-1 หน าจอเข าส โปรแกรม CryptBot e-office Alert จากภาพท 2-1 กรณ ท ใช งานคร งแรก และได ก าหนดรห สผ านของโปรแกรม CryptBot e-office Alert ไว แล วให กรอกรห สผ านท ได ก าหนดไว และคล กท ป ม "ตกลง" หล งจากน น จะเข าส หน าจอให ก าหนดท อย เว บไซต ของ e- Office (URL of e-office) ด งภาพท 2 กรณ ท เคยใช งานแล ว จะเข าส หน าจอให ก าหนดค าต างๆ ด งภาพท 2-4

7 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ - 7 ภาพท 2-2 ก าหนดท อย เว บไซต (URL) ของ e-office ให กรอกท อย เว บไซต e-office ต วอย างเช น และคล กท ป ม "ทดสอบการ เช อมต อระบบ" เพ อทดสอบว าสามารถต ดต อก บระบบ e-office ได หร อไม? หากสามารถต ดต อได จะแสดงหน าจอ ด งภาพท 2-3 หากไม สามารถต ดต อก บระบบ e-office จะแสดงข อความว า "เช อมต อไม ส าเร จ" ซ งท งน ข นอย ก บ การเช อมต อก บเคร อข ายของระบบ e-office ท ท านต องการเช อมต อว าสมบ รณ หร อไม ภาพท 2-3 แสดงหน าจอต ดต อก บระบบ e-office ได หล งจากคล กป ม "OK" จากภาพท 2-2 โปรแกรม CryptBot e-office Alert จะซ อน Icon ไว ท Status bar ท ด านล างขวาของจอ ด งภาพท 2-4 ภาพท 2-4 แสดง icon ของ CryptBot e-office Alert ท ซ อนอย ใน Status bar ด านล างของจอ

8 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ - 8 ข นตอนท 2 ก าหนดค าโปรแกรม CryptBot e-office Alert ภาพท 2-5 หน าจอการต งค าและแสดงรายช อผ ท login เข าใช โปรแกรม จากภาพท 4 ให คล กท Icon ของ CryptBot e-office Alert ท ซ อนอย ใน Status bar ด านล างขวาของจอ ซ งจะ เป ดโปรแกรมให เห นด งภาพท 5 โดยจะเห นว า ระบบได ต งค าเวลาเร มต นในการตรวจสอบเอกสารเข าใหม จากระบบ e-office ไว ท กๆ 5 นาท ซ งท านสามารถเปล ยนแปลงได แต ต องไม น อยกว า 5 นาท จากน นให... คล กท ป ม บ นท ก เม อแก ไขเวลาในการตรวจสอบเอกสารเข า คล กท ป ม ป ด เพ อซ อนหน าจอไว ท แถบเมน ด านล างและเตร ยมพร อม (Standby) ในการตรวจจ บ เอกสารเข าใหม ของผ ใช งานท ได ท าการ Login ไว ก บโปรแกรมน ซ งท านจะต องด าเน นการ Login ตาม ข นตอนท ได อธ บายไว ข างล าง ส าหร บการตรวจจ บเอกสารน น ระบบจ กท าการตรวจจ บตามรายช อผ ใช งานท Login ผ านโปรแกรม CryptBot e- Office Alert น เท าน น ฉะน น ท านต องท าการเพ มรายช อผ ใช ให โปรแกรมตรวจสอบเอกสารเข าใหม ซ งสามารถ เพ มรายช อผ ใช ได ไม จ าก ด (กรณ ต องการให ตรวจจ บเอกสารของผ ใช งานหลายคนท ใช เคร องคอมพ วเตอร ร วมก น) โดยให คล กท เมน "ผ ใช " (ท แถบเมน ด านบน) และเล อก "เข าส ระบบ" จะปรากฏหน าจอด งภาพท 2-6

9 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ - 9 ภาพท 2-6 การเพ มรายช อผ ใช ให โปรแกรม - ให กรอก ช อผ ใช และ รห สผ าน ช ดเด ยวก บท ใช Login เข าส ระบบ e-office - คล กท ป ม "เข าส ระบบ" เพ อไปย งข นตอนท 2-3 หร อ - คล กท ป ม "ยกเล ก" เพ อยกเล กการ Login แสดงรายช อผ ท ต องการตรวจสอบเอกสารเข าใหม โดยใช เคร องคอมพ วเตอร ร วมก นเพ ยงเคร องเด ยว ภาพท 2-7 หน าจอแสดงรายช อผ ท ต องการตรวจสอบเอกสารเข าใหม ผ ใช งานแต ละราย สามารถก าหนดค าการใช งานในการเข าส ระบบ e-office ได โดยคล กเมาส ขวาท ช อผ ใช แต ละราย แล วเล อก "ต งค าระบบ..." จะแสดงหน าจอด งภาพท 2-8 ในข นตอนท 2-3

10 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ - 10 ข นตอนท 3 การก าหนดส ทธ และเวลาในการเข าส ระบบ e-office (User Personal Login Settings) ภาพท 2-8 หน าจอ User Personal Login Settings - คล กเล อกท "ล อคอ นเข าส ระบบ e-office โดยอ ตโนม ต " หมายถ ง เม อต องการคล กเข าส ระบบ e-office โดยไม ต องกรอกรห สผ านเม อโปรแกรมได แต งเต อนว าม เอกสารเข าใหม ท งน การคล กจะต องคล กผ านช อ ท Login ไว (ว ธ น ไม แนะน าให ใช กรณ ท ต องใช โปรแกรมน ร วมก บผ ใช งานรายอ น เพราะจ กท าให บ คคล อ น สามารถคล กเข าส ระบบ e-office ท เป น account ของท านได เช นก น) - คล กเล อกท "ก าหนดระยะเวลาในการเช อมต อก บระบบ e-office" หมายถ ง การก าหนดเวลาอาย ในการ เข าส ระบบ e-office โดยไม ต องกรอกรห สผ านซ าอ ก โดยม หน วยเป นนาท - คล กเล อกท "ต องย นย นรห สผ านก อนเข าส ระบบ e-office ใหม ท กคร ง" หมายถ ง เม อโปรแกรมแจ งเต อน ว าม เอกสารเข าใหม แล วหากต องการคล กด เอกสารในระบบ e-office จะต องกรอกรห สผ านใหม ท กคร ง (แนะน าให เล อกต งค าแบบน ในกรณ ท ใช งานโปรแกรมหลายท าน หร อแม แต ใช งานโปรแกรมเพ ยงท าน เด ยว เพ อความปลอดภ ยควรจะเล อกการต งค าแบบน เช นก น เน องจากบ คคลอ น อ าน Login เข าส Account ของระบบ e-office ของท านได เช นก น หากท านไม ได น งประจ าอย หน าเคร องคอมพ วเตอร ตลอดเวลา) ข นตอนท 4 การแจ งเต อนเอกสารเข าใหม และการ Login เข าส ระบบ e-office ภาพท 2-9 หน าจอแสดงการแจ งเต อนเอกสารเข าใหม

11 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ - 11 เม อก าหนดค าตามข นตอนท 1 ถ ง 3 เสร จเร ยบร อยแล ว เม อกด "ป ด" หร อ เล อกเมน "ซ อนและรอท างาน" โดย เล อกจากเมน "ผ ใช " ด านบน โปรแกรมจะถ กน ามาซ อนไว ท แถบเมน ด านล างของหน าจอ เพ อคอยเฝ าตรวจจ บ เอกสารเข าใหม (รวมท งเอกสารเก าท ท านย งไม ได เป ดอ านด วย) ซ งเม อม เอกสารเข าใหม โปรแกรม จะม ข อความแจ งเต อนด งแสดงในภาพท 2-9 ซ งหากใช งานร วมก นหลายคน โปรแกรมจะแสดงช อแยกแต ละคน พร อมท งแสดงจ านวนเอกสารท เข าใหม หร อ ท ย งไม ได เป ดอ าน ซ งหากท านต องการเป ดอ านให คล กท หน าจอท แสดงการแจ งเต อนด งกล าว เพ อให โปรแกรมขยายหน าจอแสดงรายช อหล กข นมา ซ งท านต องคล กท ช อผ ท ต องการ Login เข าส ระบบ e-office อ กคร งหน งจ งจะสามารถ Login เข าส ระบบ e-office ได ด งแสดงใน ภาพท 2-10 (กรณ ท ต งค าให ท าการ Login เข าส ระบบ e-office โดยอ ตโนม ต โปรแกรมจะข ามหน าจอการ Login) ภาพท 2-10 หน าจอส าหร บการ Login เข าส ระบบ e-office

12 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ - 12 ข นตอนท 5 ว ธ การก าหนดโปรแกรม CryptBot e-office Alert ไว ใน Programs > Startup กรณ ท เม อเป ดเคร องแล ว ต องการให โปรแกรมท างานอ ตโนม ต ม ข นตอนด งน ภาพท 2-11 การบรรจ โปรแกรมเข า Startup - ข นท 1 ให ด าเน นการด งแสดงในภาพท 2-11 โดยคล กท Start เล อก Programs เล อก Startup คล กเมาส ขวา เล อก Open ภาพท 2-12 การสร าง New Shortcut

13 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ ข นท 2 ให ด าเน นการด งแสดงในภาพท 2-12 โดยคล กท เมน File แล วเล อก New จากน นให เล อก Shortcut ภาพท 2-13 การเล อกโปรแกรมเพ อสร างเป น Shortcut - ข นท 3 ให ด าเน นการด งแสดงในภาพท 2-13 โดยคล กท ป ม "Browse" เล อกไฟล eofficealert.exe ซ งจะอย ท C:/Program Files/CryptBot e-office Alert/ และคล กท ป ม Next เพ อไปย งข นตอนต อไป ภาพท 2-14 การต งช อ Shortcut - ข นท 4 ให ด าเน นการด งแสดงในภาพท 2-14 โดยต งช อ Shortcut เช น ต งเป น e-office Alert หร อช ออ น แล ว คล กท ป ม "Finish" เพ อส นส ดการสร าง New Shortcut จากน นให Restart เคร อง ซ งเม อ Login เข าส โปรแกรม Windows และโปรแกรม CryptBot e-office Alert จะถ ก Run ข นมาโดยอ ตโนม ต ด งแสดงหน าจอในภาพท 2-9

14 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ - 14 ข นตอนท 6 การต งเส ยงเต อนเอกสารเข าใหม ในระบบ e-office Alert ม ด งน ข นท 1 คล กท Start >> เล อก Setting >> เล อก Control Panel ด งภาพท 2-15 ภาพท 2-15 ภาพแสดงหน าจอการเล อก Control Panel ข นท 2 ด บเบ ลคล กท icon Sound and Audio Devices >> คล กเล อกแถบ Sound ด งภาพท 2-16 ภาพท 2-16 ภาพแสดงหน าจอการเล อกแถบ Sounds

15 ค ม อระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ - 15 ข นท 3 ท ส วนของ Program events ให คล กเล อก System Notification ด งภาพท 2-17 ภาพท 2-17 ภาพแสดงหน าจอการเล อก Program events ข นท 4 ท ส วนของ Sounds ให กดป ม Browse เพ อเล อกเส ยง จากน นให กดป ม Save As เพ อต งช อ Configuration น ไว เร ยกแก ไขในภายหล งได แล วกดป ม Apply และป ม OK ด งภาพท 2-18 ภาพท 2-18 ภาพแสดงหน าจอการเล อกไฟล เส ยง ข นท 5 ทดสอบเส ยงเต อนเอกสารเข าใหม โดยเป ดโปรแกรม CryptBot e-office Alert